Veilig Mailen voor Informatiemanagers
Het belang van AVG en NTA7516
Als informatiemanager ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van de informatie die binnen jouw organisatie wordt uitgewisseld. Een belangrijk onderdeel hiervan is het veilig versturen van e-mails. Maar waarom is Veilig Mailen eigenlijk zo belangrijk? En wat heeft dit te maken met de AVG en NTA7516? Allereerst is het belangrijk om te weten dat e-mails vaak gevoelige informatie bevatten. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, financiële informatie of bedrijfsgeheimen. Als deze informatie in verkeerde handen valt, kan dit grote gevolgen hebben voor jouw organisatie en de personen van wie de informatie is. Denk aan reputatieschade, boetes of zelfs juridische procedures. Daarom is het van groot belang om veilig te mailen. Dit betekent dat de informatie die je verstuurt versleuteld wordt, zodat alleen de ontvanger deze kan lezen. Ook moet je er zeker van zijn dat de ontvanger daadwerkelijk de persoon is voor wie de informatie bedoeld is. Dit kan bijvoorbeeld door middel van tweestapsverificatie of digitale handtekeningen. Maar Veilig Mailen is niet alleen belangrijk vanwege de gevoelige informatie die wordt verstuurd. Het is ook een vereiste vanuit de AVG en NTA7516. De AVG is de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die sinds mei 2018 van kracht is. Deze wet stelt eisen aan de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd. Dit geldt ook voor e-mails waarin persoonsgegevens worden verstuurd. De NTA7516 is een Nederlandse norm die specifiek gericht is op Veilig Mailen. Deze norm stelt eisen aan de manier waarop e-mails worden verstuurd en opgeslagen, om zo de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie te waarborgen. Het voldoen aan deze norm is niet verplicht, maar wel sterk aanbevolen. Als informatiemanager ben je dus niet alleen verantwoordelijk voor de veiligheid van de informatie binnen jouw organisatie, maar ook voor het voldoen aan de AVG en NTA7516. Door veilig te mailen zorg je ervoor dat de gevoelige informatie binnen jouw organisatie niet in verkeerde handen valt en dat je voldoet aan de wettelijke eisen. Zo kun je met een gerust hart de informatie uitwisselen die nodig is voor de bedrijfsvoering.
Waarom Veilig Mailen voor Informatiemanagers
Veilig Mailen is een belangrijk onderwerp voor informatiemanagers. Het gaat erom dat de informatie die via e-mail wordt verstuurd, niet in verkeerde handen terechtkomt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de e-mail onderschept wordt door hackers of als de ontvanger niet de juiste persoon is. Om veilig te kunnen mailen, zijn er verschillende maatregelen die genomen kunnen worden. Zo kan er gebruik worden gemaakt van encryptie, waardoor de inhoud van de e-mail versleuteld wordt en alleen door de ontvanger kan worden gelezen. Ook is het belangrijk om sterke wachtwoorden te gebruiken en deze regelmatig te veranderen. Daarnaast is het verstandig om alleen bestanden te versturen die echt nodig zijn en deze bestanden eventueel te beveiligen met een wachtwoord. Door deze maatregelen te nemen, kan de informatiemanager ervoor zorgen dat de informatie veilig wordt verstuurd en niet in verkeerde handen terechtkomt.
Veelgestelde vragen
Als informatiemanager kun je Veilig Mailen door gebruik te maken van versleutelde e-mails, waarbij de inhoud van de e-mail alleen toegankelijk is met een speciale sleutel. Ook kun je gebruik maken van beveiligde e-maildiensten die extra bescherming bieden tegen hackers en andere onbevoegden.
Veilig Mailen biedt informatiemanagers de zekerheid dat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor de beoogde ontvanger en niet voor onbevoegden. Dit verkleint de kans op datalekken en andere veiligheidsrisico’s. Bovendien draagt Veilig Mailen bij aan de bescherming van de privacy van de betrokkenen.