Veilig e-mailen met bewoners, ouders en voogden zonder je workflow te onderbreken
De Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) vertrouwt dagelijks op SecuMailer voor het veilig versturen van vertrouwelijke correspondentie. Dat laat zien dat veilige communicatie niet ingewikkeld hoeft te zijn: het werkt naadloos samen met bestaande processen en is eenvoudig in gebruik.
De uitdaging
- Het behouden van privacy en het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van Veilig Mailen zijn onmisbaar, omdat er veel persoonsgegevens gemaild worden.
- Gebruiksgemak voor gebruikers moet optimaal zijn. Er wordt veel gemaild met natuurlijke personen, zoals ouders, pleegouders en voogden.
- Technische integratie moet eenvoudig zijn en aansluiten op bestaande cloud-gebaseerde werkplekken.
De oplossing
- Sinds 2022 maakt RvdK gebruik van SecuMailer
Het resultaat
- Door het behoud van de normale e-mailervaring een uitstekende gebruikerservaring zonder gemelde problemen.
- Veilig Mailen sluit volledig aan op de cloud gebaseerde werkplekken zonder tussenkomst van een plug-in.
- Geen impact op de servicedesk
In September 2023 heeft de Raad voor de Kinderbescherming veilig mailen met SecuMailer in gebruik genomen. Johan van Dijk was als projectmanager bij de Justitiële ICT Organisatie betrokken bij het hele traject. Hij vertelt wat er allemaal aan vooraf is gegaan om het veilig mailen mogelijk te maken.
Nog altijd populair
“E-mail is nog steeds heel populair. Gemiddeld sturen we per dag 130 zakelijke e-mails en zijn we gemiddeld 2 uur per dag bezig met e-mail. Maar dit moet ook veilig gebeuren.
Sinds 1 januari 2020 zet JenV stappen ten behoeve van veilige (ad-hoc) communicatie. Zo zijn we als overheid verplicht om te voldoen aan wet- en regelgeving. Daarnaast heeft de Auditdienst Rijk het ministerie opgelegd om veiliger te gaan e-mailen.”
SecuMailer
“Na afstemming met de Directie Informatievoorziening en Inkoop (DI&I) van het ministerie van JenV, kreeg de Justitiële ICT Organisatie de opdracht om een proof of concept te doen met een veilige mailoplossing bij de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK). Middels een gunning is uiteindelijk gekozen voor het product SecuMailer.
Als randvoorwaarde gaf DI&I mee dat de nieuwe oplossing het huidige JenV-verkeer niet in gevaar mocht brengen. Technisch betekende dit dat er bij onze internetopgang (zgn. JuBIT Solvinity) een aparte mailvoorziening moest komen om het veilige e-mailverkeer te regelen. Dit kende een doorlooptijd van 8 maanden.”
Testen
“In het voorjaar van 2023 konden we uiteindelijk de technische testen uitvoeren en na 2 weken de proof of concept-omgeving voor de RvdK vrijgeven. Een paar maanden later volgde een positief advies om SecuMailer live te brengen.
De implementatie van SecuMailer verliep vrij eenvoudig en was technisch binnen een dag door de RvdK geregeld. Met de vakantieperiode voor de deur stond de livegang gepland voor begin september.”
Live met SecuMailer
“Op dinsdag 5 september was het dan eindelijk zover. Een deel van het team met medewerkers van de RvdK en de Justitiële ICT Organisatie zat op locatie bij de RvdK klaar om te ondersteunen bij eventuele issues. Die ochtend hoorden we niets. In de loop van de week kwam er een vijftal incidenten binnen, die snel opgelost konden worden.
Het was een langdurig traject waarbij ons geduld op de proef is gesteld, maar het resultaat is er: de RvdK mailt veilig en de gebruikers zijn tevreden.”
Toekomst
“De Dienst Justitiële Inrichtingen en de Dienst Terugkeer en Vertrek staan op de planning om ook SecuMailer te gebruiken. De ontwikkelingen met Office 365 laten zien dat veilig mailen zijn plek krijgt, al voldoet dit (voorlopig) niet aan de standaarden die gelden in Nederland. Wat dat betreft, verwacht ik dat je SecuMailer vaker binnen het Justitiedomein gaat tegenkomen.”
De livegang verliep vlekkeloos. Na maandenlange voorbereiding verliep de eerste dag zonder problemen – en slechts vijf kleine aanpassingen in de week.
Onze gebruikers zijn tevreden en de implementatie was ijzersterk.
Steeds meer organisaties kiezen voor SecuMailer
Na de succesvolle uitrol bij de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) bereiden ook andere onderdelen binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zich actief voor op de implementatie van SecuMailer. Denk aan de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). Organisaties die dagelijks werken met grote hoeveelheden gevoelige persoonsgegevens.
De overstap komt voort uit een duidelijke behoefte aan een e-mailoplossing die voldoet aan de Nederlandse overheidsstandaarden, iets waar de standaard beveiligde e-mailfunctionaliteit van Microsoft Office 365 momenteel tekortschiet.
SecuMailer onderscheidt zich doordat het wél voldoet aan de strenge eisen van de Auditdienst Rijk en de DI&I-afdeling van JenV. Het platform biedt juridische geldigheid, sluit naadloos aan op cloudwerkplekken en is gebruiksvriendelijk voor zowel interne als externe ontvangers. De toenemende adoptie van SecuMailer laat zien dat de justitiële keten volop bezig is met modernisering: verouderde systemen en tijdelijke workarounds maken plaats voor een veilige, compliant en toekomstbestendige oplossing.
Klaar om je veilige communicatie met natuurlijke personen naar een hoger niveau te tillen?
Naadloos en veilig e-mailen, met respect voor privacy en volgens alle wettelijke eisen, zonder extra gedoe. Voor jouw team én voor de mensen met wie je communiceert.