Veilig mailen op grote schaal: tot 1 miljoen veilige e-mails per dag
Tijdens de pandemie moest GGD GHOR in korte tijd miljoenen testuitslagen veilig versturen. Met de secure mail merge van SecuMailer werden meer dan 50 miljoen e-mails betrouwbaar verzonden, volledig volgens de geldende zorg- en privacyrichtlijnen.
De uitdaging
- Behoefte om snel te kunnen opschalen om wel tot wel 1 miljoen e-mails veilig per dag te versturen.
- Gebruiksgemak voor gebruikers moet optimaal zijn. Er wordt met name gemaild met burgers.
- Medische gegevens moeten gemaild kunnen worden terwijl er voldaan wordt aan de Europese wet- en regelgeving.
De oplossing
- Sinds 2021 gebruikt GGD GHOR de mailmerge-oplossing van SecuMailer om meer dan 50 miljoen e-mails met medische informatie naar burgers te versturen.
Het resultaat
- Geen datalekken
- Geen beveiligingsincidenten
- Geen impact op de servicedesk
In 2021 en 2022 verzorgde SecuMailer voor GGD-GHOR en commerciële COVID-19-teststraten de veilige verzending van bijna 75% van alle testuitslagen in Nederland. In totaal werden zo’n 50 miljoen berichten betrouwbaar afgeleverd bij burgers, zonder ook maar één datalek. Uiteraard volledig volgens de NTA 7516-norm.
De uitdaging
Om medische gegevens per e-mail te kunnen versturen, moest de oplossing voldoen aan de strenge eisen van NTA 7516 voor veilig e-mailen in de zorg. Dat betekende dat de communicatie volledig geautomatiseerd moest verlopen, zonder handmatige handelingen van medewerkers. Zowel de verzender als de ontvanger moesten betrouwbaar worden geauthenticeerd via twee-factor-authenticatie, terwijl de volledige infrastructuur binnen de Europese Unie moest blijven. Tegelijkertijd was gebruiksgemak cruciaal: de e-mails moesten eenvoudig te openen zijn voor miljoenen burgers, waaronder ook mensen met beperkte digitale vaardigheden.
Een volledig geautomatiseerd systeem voor veilig mailen
SecuMailer leverde een volledig geautomatiseerd e-mailsysteem voor zowel GGD-GHOR als commerciële testlijnen, waarmee testuitslagen veilig en betrouwbaar naar miljoenen burgers konden worden verstuurd. Testresultaten werden per e-mail verzonden en waren alleen toegankelijk via een extra SMS-code, zodat uitsluitend de geteste persoon toegang kreeg tot de informatie. Elke ontvanger ontving automatisch een persoonlijke e-mail, zonder dat medewerkers handmatig aanpassingen hoefden te doen. Alle communicatie werd versleuteld verstuurd en er werden geen gegevens achtergelaten in portals of externe omgevingen, waardoor het risico op datalekken werd geminimaliseerd en extra opslag overbodig was. De oplossing was bovendien snel te implementeren en direct geschikt voor grootschalig gebruik, wat uiteindelijk resulteerde in de verwerking van meer dan 50 miljoen beveiligde e-mails in twee jaar tijd.
Impact en resultaten
Tijdens het hoogtepunt van de pandemie werden in een periode van twee maanden ruim 3 miljoen e-mails verstuurd. De privacy van alle ontvangers bleef volledig gewaarborgd en er deden zich geen datalekken voor. Dankzij SecuMailer konden burgers en toeristen eenvoudig worden bereikt, waarbij minder dan 0,1 procent van de ontvangers hulp nodig had bij het openen van de e-mail met hun testuitslag. De beveiligde e-mails kwamen direct in de inbox terecht en werden daardoor vaak gelezen. De SMS-authenticatie bleek gebruiksvriendelijk, medewerkers konden snel en foutloos communiceren en quarantaineberichten en testuitslagen werden persoonlijk en veilig afgeleverd, zonder extra druk op de helpdesk. Tegelijkertijd werd volledige naleving van de AVG en NTA 7516 gewaarborgd.
In slechts twee maanden tijd verstuurden we 3 miljoen beveiligde e-mails. Het werkte vlekkeloos – zelfs burgers die niet bekend waren met digitale technologie hadden geen problemen om hun resultaten te bekijken.
Klaar om dure aangetekende brieven te vervangen door directe, juridisch geldige aangetekende e-mails?
Met de qREMS-aangetekende e-mail van SecuMailer heeft BVCM dure vertragingen bij de post geëlimineerd, de respons van klanten verbeterd en naleving van de wetgeving gewaarborgd en dat alles terwijl de processen voor het personeel eenvoudig zijn gebleven. Zet de volgende stap en moderniseer uw beveiligde communicatie.