Kosten besparen en vertrouwen vergroten met qREMS-aangetekend mailen.
BVCM liet papieren post achter zich en stapte over op qREMS via SecuMailer. Aangetekend versturen ging voortaan volledig digitaal, met rechtsgeldig bewijs, lagere kosten en zonder extra werk voor het team. Veilig, compliant en merkbaar sneller.
De uitdaging
- Financiële documenten veilig uitwisselen en tegelijkertijd voldoen aan de wet- en regelgeving.
- Mogelijkheid om gekwalificeerde e-mails te versturen met juridische rechtsgeldigheid.
De oplossing
- In 2022 integreerde BVCM QREMS aangetekende post met hun back-end systeem voor het verzamelen van post.
Het resultaat
- Betere respons van de ontvangers
- Lagere kosten dan traditionele aangetekende brieven
Veilig Mailen is essentieel
Voor ons als BVCM is veilige en betrouwbare communicatie essentieel. Dagelijks versturen wij gevoelige informatie naar klanten, debiteuren en rechtbanken. We wilden er zeker van zijn dat onze e-mails niet alleen veilig worden verzonden, maar ook gegarandeerd aankomen. In de incassobranche is vertrouwen cruciaal: klanten rekenen erop dat wij gemaakte afspraken nakomen en dat communicatie met debiteuren daadwerkelijk plaatsvindt. Dit vraagt om een oplossing die niet alleen de beveiliging garandeert, maar ook inzicht geeft in eventuele bezorgproblemen.
De impact van veranderende wetgeving
Daarnaast speelde de veranderende wetgeving rondom digitale communicatie met rechtbanken een grote rol. Onze afdeling Procedures & Executies moest voldoen aan nieuwe eisen, waarbij veilig en rechtsgeldig e-mailen een absolute noodzaak werd. We zochten een oplossing die zowel onze operationele processen als de juridische vereisten ondersteunde, zonder extra belasting voor onze medewerkers.
De zoektocht naar de juiste oplossing
Bij onze zoektocht naar een partner hebben we meerdere opties bekeken, maar SecuMailer sprong er direct uit. “We hebben drie partijen gesproken die een vergelijkbare oplossing boden, maar SecuMailer stak er met kop en schouders bovenuit. De gesprekken verliepen moeiteloos, de kennis was ruimschoots aanwezig en de reactiesnelheid op vragen was uitstekend.” De oplossing sloot perfect aan op onze behoeften en bood een goede balans tussen veiligheid en gebruiksgemak.
Soepele implementatie
De implementatie verliep soepel. Alles was vooraf duidelijk uitgelegd, en SecuMailer begeleidde het proces zorgvuldig. Binnen korte tijd was de oplossing operationeel, zonder impact op onze dagelijkse werkzaamheden. Inmiddels maken meer dan 100 medewerkers van verschillende afdelingen gebruik van SecuMailer, waaronder onze incassoafdeling, outsourcingteams en onze incassoapplicatie CollectOnline.
Aangetekend mailen
Naast veilig mailen met SecuMailer, maken wij ook gebruik van een nieuw product dat zij aanbieden: eIDAS aangetekend mailen. Het lange proces van aangetekende brieven sturen is nu digitaal vervangen, wat ons enorm veel tijd en kosten bespaart. Hierdoor hoeven we ons geen zorgen meet te maken over de betrouwbaarheid en rechtsgeldigheid van onze communicatie.
Betrouwbaarheid en consistentie
Wat wij het meest waarderen, is de betrouwbaarheid en consistentie van de oplossing. Wij hoeven ons geen zorgen te maken over de veiligheid van onze communicatie, terwijl onze medewerkers gewoon kunnen blijven werken zoals ze gewend zijn. “SecuMailer geeft ons een comfortabel kussen waar we heerlijk op slapen, wetende dat onze e-mailbeveiliging goed is geregeld.” Daarnaast ervaren wij de samenwerking als een echt partnerschap. SecuMailer denkt actief met ons mee, komt met suggesties en levert ondersteuning die verder gaat dan alleen het beantwoorden van vragen.
"Met SecuMailer hebben wij niet alleen onze e-mailbeveiliging op orde, maar ook de zekerheid dat onze communicatie soepel en efficiënt verloopt. Dat geeft ons de rust om ons volledig te richten op onze kernactiviteiten."
Bent u klaar om dure aangetekende brieven te vervangen door directe, juridisch geldige aangetekende e-mail?
Met SecuMailer’s qREMS-geregistreerde e-mail heeft BVCM kostbare vertragingen bij de postbezorging geëlimineerd, de klantrespons verbeterd en de wettelijke naleving gewaarborgd – en dat alles terwijl de processen voor medewerkers eenvoudig blijven. Zet de volgende stap en moderniseer uw beveiligde communicatie.