Portalen lijken misschien een makkelijke oplossing voor het veiligheidsvraagstuk rondom e-mailen. Ze lijken vooral een goed antwoord te zijn door veel privacy en encryptie en bovendien geven ze u het gevoel dat u het juiste doet om uw e-mail te beschermen door de toegankelijkheid te bemoeilijken.
Vergis u niet, door e-mail moeilijk toegankelijk te maken leiden portalen tot klantonvriendelijkheid en kan het de organisatie zelfs veel business schelen.
Denkt u maar eens in hoeveel marketing er eigenlijk met e-mails verstuurd worden bij u in het bedrijf. Deze gepersonaliseerde boodschappen nodigen de klanten uit om contact met u te zoeken. Allemaal e-mails die klanten uitnodigen meer en vaker van uw bedrijfsaanbod gebruik te gaan maken. Dit levert bij sommige bedrijven wel 60% van alle nieuwe aanvragen op.
Waarom werken deze marketing e-mails zo goed? Omdat ze de persoonlijke situatie van uw klant beschrijven met het op maat gemaakte aanbod. Hiervoor wordt veel gebruik gemaakt van persoonlijke gegevens van die klant. Daardoor herkent de klant zichzelf goed in de e-mail en wil hij graag ingaan op dat passende aanbod.
Maar dan komt de AVG wet om de hoek kijken. En die zegt: per 25 mei 2018 moet u passende beschermingsmaatregelen nemen als u persoonlijke gegevens van klanten verstuurd. Dus u kan berichten aan uw klanten niet meer via de e-mail sturen, want dat is niet vellig genoeg.
Gelukkig kunt u veel tijd en inspanning van uw medewerkers en uw e-mailontvangers voorkomen als u NIET voor een portaal kiest om de e-mails te beveiligen.
Daar valt technisch veel over uit te leggen maar het komt er eigenlijk op neer dat e-mail niet veilig is omdat het bezorging van het bericht boven de beveiliging van het bericht stelt.
Toch is het nog steeds de meest gekozen manier voor communiceren voor de meeste bedrijven en organisaties. Daarom is veilig e-mailen ook zo belangrijk voor branches die hun communicatie moeten beschermen zoals banken, verzekeraars maar ook de zorg.
Vertrouwen op bestaande e-mail providers zoals Microsoft of KPN voor veilig e-mailen helpt niet. Want deze e-mail diensten staan nog steeds toe dat e-mails onversleuteld worden afgeleverd wat net zo open en bloot is als een ansichtkaart.
Eén manier om gevoelige informatie veilig te versturen met e-mail is gebruik maken van encryptie. Dit is vaak wat portalen beloven, maar dat leidt wel tot de volgende vraag.
Inloggen op een portaal geeft het gevoel dat u een belangrijke maatregel neemt om veilig te communiceren.
Portalen werken door de communicatie, inclusief de e-mail berichten, binnen het portaal zelf te houden. Iedereen die gebruik maakt van het portaal, moet eerst inloggen om binnen het portaal de informatie en de berichten te kunnen zien en versturen. Dit komt er op neer dat iedereen die buiten het aangesloten netwerk zit geen veilige e-mail oplossingen heeft. Vaak zijn er wel omslachtige oplossingen om een bericht naar iemand buiten het portaal te sturen. De ontvanger krijgt dan een leeg e-mailtje met de boodschap: er staat een bericht voor u klaar.
Dit soort e-mails met linkjes erin worden niet vertrouwd door de meeste mensen en zijn omslachtig. Veel mensen kijken en klikken daarom ook niet verder. Kortom het bericht dat u wilt versturen komt dus eigenlijk niet aan.
Portalen brengen veel administratieve lasten en kosten met zich mee voor een organisatie:
Bovendien is de vraag hoe veilig het portaal echt is, nog niet eens nader bekeken.
Alle onderzoeken laten zien dat berichten in een portaal weinig of pas laat worden gelezen. Juist e-mail berichten zijn fijn omdat ze snel en overal de juiste persoon bereiken en iedereen gewend is om zijn e-mail regelmatig te checken. Klanten en patiënten geven aan graag via e-mail contact te hebben met organisaties. Recent onderzoek laat zien dat 25% van de marketing e-mails leiden tot een reactie ten opzichte van maar 2% van andere berichten (facebook, advertenties etc.).
Dus laat al uw concurrenten maar via hun klant portaal communiceren maar kies zelf voor een veilige e-mail oplossing als u in contact wilt blijven met uw klanten. En misschien ook wel met de klanten van uw concurrent?
Het goede nieuws is dat er een betere manier is voor veilig e-mailen en voldoen aan de GDPR zonder dat u een portaal gebruikt.
SecuMailer stelt het gebruikersgemak voorop voor de verzender en de ontvanger, door gebruik te maken van versleutelde verbindingen en digitale handtekeningen bij het e-mailen maar zonder de gebruikelijke extra rompslomp. Er wordt dezelfde beveiliging gebruikt als bij internetbankieren en aankopen via webshops.
Sommige e-mail encryptie oplossingen maken het versleutelen van berichten optioneel omdat het belastend is voor de ontvanger, SecuMailer verstuurt alle e-mails over versleutelde verbindingen. Dit voorkomt dat er door menselijke fouten gevoelige informatie onveilig verstuurd wordt.
Gemakkelijk te gebruiken, veilige e-mail komt ook ten goede aan de organisatie vanwege de lage kosten voor implementatie, training en onderhoud. Medewerkers hoeven niet getraind te worden omdat SecuMailer zorgt dat veilig e-mailen dezelfde ervaring is als gewoon e-mailen.
Het installeren van SecuMailer is in minder dan een dag gebeurd, in plaats van weken. SecuMailer sluit daarbij naadloos aan op uw e-mail server.
Kortom, portalen werken niet, veilige e-mail wel.