Zoals je vast wel eens is opgevallen, komt elk IT-systeem met obstakels, daar ontkom je niet aan. Doordat wij veilig e-mailen zo gebruiksvriendelijk mogelijk willen maken, zonder tussenkomst van een portaal heeft dit consequenties voor veelgevraagde functionaliteiten. Dit zijn punten die als problemen kunnen worden ervaren. In deze blog leggen we uit wat de bekende problemen met SecuMailer zijn hoe je dit eenvoudig kunt oplossen! Zo weet jij na het lezen van deze blog of deze zes problemen voor jou redenen zijn om niet voor SecuMailer te kiezen.
Dit is helaas niet mogelijk omdat wij de e-mails rechtstreeks in de inbox van de ontvanger afleveren. Een mailtje hieruit verwijderen zou immers stelen zijn.
Oplossing
Hoewel het terugtrekken van e-mails geen directe optie is, kun je ervoor kiezen om het gehele e-mailbericht als link in een notificatiebericht aan te bieden. De verzender kan de link altijd achteraf ongeldig maken en daarmee het bericht niet meer beschikbaar stellen. De ontvanger moet het bericht dan wel via een link openen. Het unieke van onze oplossing is dat dit bericht met link de e-mail daarna direct in de downloads van de ontvanger stopt en niet via een portaal hoeft te worden opgehaald.
Bij sommige veilige mailoplossingen word je als verzender actief ondersteund bij het maken van veiligheidskeuzes. Er komt een pop-up wanneer het systeem detecteert dat de e-mail gevoelige informatie bevat, om de verzender bewust te maken van de noodzaak tot veilig verzenden. Dit doen wij echter niet.
Oplossing
Doordat gebruikers bij andere leveranciers vaak de keuze hebben, komt het regelmatig voor dat e-mails met AVG- of medische informatie onveilig worden verzonden. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Wij geloven in een 100% veilige werkplek en zorgen ervoor dat elke e-mail versleuteld wordt verzonden, ongeacht de inhoud. Doordat de e-mails bij ons rechtstreeks in de mailbox van de ontvanger worden afgeleverd, is er ook veel minder reden om zonder beveiliging te willen versturen. Onze beveiliging zit niet in de weg.
Wanneer jij een e-mail met gevoelige informatie verstuurt, wordt deze na vaststelling van de juiste ontvanger rechtstreeks in de inbox afgeleverd. Dit maakt ons product gebruiksvriendelijk, maar het kan ook nadelig zijn als onbevoegden toegang hebben tot die inbox.
Oplossing
Zorg ervoor dat jouw ontvanger duidelijk weet dat er gevoelige e-mails naar zijn opgegeven mailadres worden gestuurd. Dit regel je administratief wanneer het e-mailadres voor de eerste keer bij jouw organisatie wordt genoteerd, samen met het telefoonnummer. De ontvanger wordt er ook op gewezen voordat de SMS-code wordt verstuurd. Zo voldoe je aan je zorgplicht voor de informatie aan je ontvanger.
Bij SecuMailer maken we veilig mailen eenvoudig voor verzender en ontvanger. Je kunt gewoon vanuit je werkomgeving (bijv. Outlook, EPD, Gmail of cloudwerkplek) een mail veilig versturen zonder extra handelingen te verrichten. Dit betekent dat je niet eens merkt dat je veilig aan het mailen bent. Voor sommige organisaties is dit een probleem omdat ze juist willen dat het zichtbaar is dat ze veilig mailen.
Oplossing
Je kunt de opmaak van de e-mail volledig zelf regelen. Immers bepaal je zelf hoe de e-mails eruitzien. Je kunt samen met je communicatieadviseur kiezen voor een zeer duidelijke mededeling in de e-mail zelf over de genomen beveiligingsmaatregelen. Wij helpen hier graag bij. Wil je dat zowel de verzender als de ontvanger genoodzaakt worden om beveiligingshandelingen te verrichten, zodat ze heel duidelijk ervaren: “Deze mail bevat gevoelige informatie,” dan kun je beter naar onze concurrenten kijken. Daarmee loop je wel tegen een ander probleem aan: slechts 60% van al je verzonden beveiligde mails worden gelezen.
Jouw e-mails worden versleuteld vanaf verzending tot aan het moment van aflevering, zodat ze niet onderschept kunnen worden. Inkomende e-mails worden echter niet via SecuMailer ontvangen.
Oplossing
SecuMailer controleert bij de start van de samenwerking dat de mailserver van de klant goed en veilig staat ingesteld, zodat alle e-mails veilig worden ontvangen en via ons veilig worden verzonden. Bij iedere uitgaande mail controleert onze mailserver of de mailserver van de klant nog steeds goed en veilig staat ingesteld. Hiermee is het dus zeker dat de klant een veilige mailserver heeft.
Bij e-mailverkeer bepaalt de ontvangende mailserver welke veiligheidsmaatregelen kunnen worden toegepast. Bij aangesloten klanten is dit hoog / zeer veilig ingesteld. Op het moment dat onze klant de ontvanger wordt, is de mailserver van de klant leidend in het bepalen van welke veiligheidsmaatregelen worden toegepast op de e-mail. Dit is de reden waarom ontvangen altijd veilig is. Bovendien hebben al onze klanten alleen toegang tot de mailbox via 2FA op de werkplek, bijvoorbeeld via Microsoft Authenticator of UZI-pas. Dus alle inkomende mails worden eIDAS-hoog beveiligd ontvangen.
Nadat je een e-mail hebt verzonden, krijg je van ons geen bevestiging of de verzonden e-mail daadwerkelijk geopend is door de ontvanger.
Oplossing
Je kunt instellen dat er een zogenaamde “nieuwsbrieftechnologie” wordt meegestuurd in een e-mail, waardoor er informatie terugkomt als een e-mail daadwerkelijk gelezen wordt. De verzender kan deze status in de rapportage of in de loggingdata terugvinden. Wij adviseren dit alleen als er vanuit de maatschappelijke functie van de verzender een gerechtvaardigd belang is om het gedrag van de ontvanger ongevraagd te monitoren. Anders is dit in strijd met de AVG-regels.
Mocht deze problemen voor jouw organisatie zwaarder wegen dan de oplossingen die wij in deze blog aanbieden, dan zijn we helaas geen match voor elkaar. Wellicht vind je een betere oplossing bij een van onze concurrenten. Lees onze blog over de top 3 veilige mailoplossingen in Nederland en ontdek welke leverancier het beste bij jouw organisatie past of vraag de leveranciersgids aan.
Denk je na het lezen van deze blog dat dit de juiste aanpak is voor jouw organisatie? Dan helpen we je graag om jouw e-mailverkeer optimaal te beveiligen, met gemak voor zowel verzender als ontvanger.
Benieuwd hoe SecuMailer Veilig Mailen in jouw organisatie eenvoudig kan maken? Onze specialisten laten je graag zien hoe het werkt.
Wij begrijpen dat je zorgvuldig om gaat met je gegevens, daarom doen wij dat ook! Wil je meer weten? Bekijk dan onderstaand filmpje waarin onze CEO Yvonne Hoogendoorn legt uit wat we met je gegevens doen.
Vul het formulier hiernaast in, dan maken we snel een afspraak!
"*" geeft vereiste velden aan
Denk je na het lezen van deze blog dat dit de juiste aanpak is voor jouw organisatie? Dan helpen we je graag om jouw e-mailverkeer optimaal te beveiligen, met gemak voor zowel verzender als ontvanger.
Meer over SecuMailer