Gemeente Pijnacker-Nootdorp
“Het geruststellen van burgers door dat we veilig mailen is belangrijk, maar nog belangrijker is dat we voldoen aan de wetgeving.”
Case: 550 gebruikers, veilig e-mailen staat voor iedereen aan: better safe than sorry.
“Doordat we voor het versturen van medische persoonsgegevens met de huidige oplossing niet aan de wetgeving voldeden, zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe oplossing.” Joost van der Borg, Information Security Officer van gemeente Pijnacker-Nootdorp vertelt over de implementatie van SecuMailer.”
Joost van der Borg, Privacy Officer van gemeente Pijnacker-Nootdorp
“Van buitendienst, tot gebouwbeheerders en van baliemedewerkers tot het sociaal domein: iedereen mailt veilig binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp. “Voorheen gebruikten we een plug-in voor Outlook waardoor iedereen alleen veilig kon e-mailen vanaf zijn laptop. Op regelmatige basis ontvingen we vragen van medewerkers hoe die plug-in werkt op hun telefoon, waar we helaas geen positief antwoord op konden geven. Deze plug-in beperkte de flexibiliteit van onze medewerkers, want hij was alleen te gebruiken vanaf de werklaptop. Ook inhuurkrachten konden niet zo gemakkelijk gebruik maken van Veilig Mailen. We zochten daarom een flexibele oplossing waarbij we ook eenvoudig een scheiding konden maken tussen mensen die medische en niet-medische persoonsgegevens versturen.“
Waarom SecuMailer?
“Door de werkwijze van SecuMailer kunnen alle collega’s gewoon vanaf hun werkaccount veilig mailen en maakt het niet uit of ze dit vanaf een werklaptop doen, vanaf hun telefoon of thuis pc. Daarnaast biedt SecuMailer veel flexibiliteit op het gebied van het beveiligingsniveau. Voor ons is het eenvoudig om te bepalen welke e-mail adressen altijd NTA mailen en welke AVG. Daarnaast maken we gebruik van de plug-in waardoor we ook een groep medewerkers hebben die zelf het beveiligingsniveau kunnen kiezen.”
“Wat ik fijn vind is dat Paul op elke vraag wel antwoord heeft en dat hij een technisch verhaal ook in ‘Jip en Janneke-taal’ kan uitleggen aan iemand met een minder technische achtergrond.“
Hoe verliep de implementatie?
“Tijdens de implementatie van zowel de AVG als de NTA is Paul mijn vaste aanspreekpunt. In het begin begreep ik er niet zoveel van, omdat ik nog niet zo lang in mijn huidige functie zit en er veel nieuwe informatie was voor mij. Met Paul heb ik wekelijks een uurtje ingepland staan om de voortgang te bespreken. Wat ik fijn vind is dat hij op elke vraag wel antwoord heeft en dat hij een technisch verhaal ook in ‘Jip en Janneke-taal’ kan uitleggen aan iemand met een minder technische achtergrond.
Het gebeurt weleens dat ik niet helemaal begrijp wat hij bedoelt, maar dan legt hij het op een andere manier uit. Zo waren de systeembeheerders in het begin wel wat sceptisch, ze waren bang dat SecuMailer tijdens de implementatie met de oude oplossing zou conflicteren. Paul heeft ons hierdoorheen geloodst en mij uitgelegd hoe en waarom dit probleemloos zou gaan verlopen. Wat ik hierin bijzonder vond, wat ik niet zo vaak tegenkom, is dat Paul mij ook heeft geholpen met de uitleg die ik kon geven aan de systeembeheerders. Hij denkt echt mee met mij, hoe ik het beste de uitleg kan geven, zonder dat het voor mij te technisch wordt. Uiteindelijk verliep het ook precies zoals Paul zei en draaide de SecuMailer oplossing naadloos naast ons oude oplossing. “
“We merken her en der dat mensen juist benieuwd zijn naar de techniek, omdat ze dit nog niet eerder hebben gezien.“
Hoe bevalt SecuMailer?
“De flexibiliteit die SecuMailer oplevert is ideaal. Wij gebruiken het actief en de oplossing werkt goed. Het is super gebruiksvriendelijk, de medewerkers merken er vrijwel niks van. Het liefst geef ik 5 sterren, maar we zijn nog niet helemaal klaar met de NTA implementatie. Tot zoverre ben ik tevreden over de dienstverlening en de duidelijke communicatie. We zijn tegen een paar kleine issues aangelopen, maar hier kregen we dezelfde dag nog een reactie op. Niet elke keer het antwoord wat je zou willen, bijvoorbeeld dat de oplossing de week erop zou volgen. Maar, het feit dat je dezelfde dag nog antwoord krijgt vind ik heel erg fijn. Sinds de invoering van AVG mailen hebben we eigenlijk geen vragen ontvangen van gebruikers over de ‘nieuwe’ werkwijze. We merken her en der dat mensen juist benieuwd zijn naar de techniek, omdat ze dit nog niet eerder hebben gezien.“
Nancy Hennekens, hoofd secretariaat
troubleshooter automatisering
BPV Accountants en Belastingadviseurs
Grote bestanden veilig delen
“Tot nog toe moesten medewerkers de documenten vaak comprimeren en als ZIP bestand versturen. Om het hen makkelijker te maken, zijn we op zoek gegaan naar een andere oplossing en kwamen we uit op SecuMailer.”
Joost Weijs, Coördinator Automatisering, Gemeente Deurne
Voldoen aan wet- en regelgeving
“De meeste producten doen wat ze moeten doen maar kunnen niet voorkomen dat er toch nog een mailtje de deur uitgaat dat per ongeluk onveilig wordt verstuurd. Bij SecuMailer heb je die garantie wel.”
Met het grootste gemak verzenden én ontvangen
Neem contact met ons op en ervaar het verschil dat SecuMailer kan maken voor jou én je ontvangers.
